3. Agenda

O acesso à Agenda é feito pelo ícone localizado na barra de ferramentas ou pelo menu Arquivo > Agenda. Uma vez aberta, a agenda assim permanecerá, mesmo que o HiDoctor seja fechado.

 

 

Nesta página:

3.1) Criando agendas e configurando permissões
3.2) Programação de horários
3.3) Compromissos

A. Marcação de compromissos
B. Remarcação de compromissos
C. Desmarcação de compromissos

3.4) Confirmação de compromissos
3.5) Adiantamento de compromissos
3.6) Edição de tipos de compromissos
3.7) Edição de tipos de status
3.8) Lista de telefones
3.9) Recados
3.10) Pendências
3.11) Depósitos
3.12) Impressão

A. Balanços
B. Agenda do dia

 

 

3.1) Criando agendas e configurando permissões

 

No HiDoctor, cada usuário pode ter uma ou mais agendas particulares e vários usuários podem compartilhar a mesma agenda. A atribuição de agendas a perfis de usuários é feita através da configuração de bases de dados do HiDoctor.
As recepcionistas detêm acesso a essas agendas com diferentes níveis de permissão. Podem trabalhar editando, apagando e inserindo dados.

 

 

 

Rotulando adequadamente a base de dados atual

Se o nome de sua base de dados é Base de dados default e o nome do usuário é Usuário, recomendamos que estes rótulos sejam alterados antes de se criar um novo usuário, agenda ou base de dados. Veja como renomear sua base de dados:

 

Essas alterações só terão efeito depois que você reiniciar o HiDoctor. Realize essas configurações em todos os computadores que utilizam o HiDoctor.

 

Criando uma nova agenda

Se você atende em mais de um consultório ou se deseja ter agendas diferentes para procedimentos diferentes, basta criar uma nova agenda para seu usuário. Uma nova agenda irá manter todos os seus registros atuais, como pacientes, textos da biblioteca e outros cadastros. Siga os passos abaixo para criar uma nova agenda:

Passo-a-passo:

1. Acesse o menu Especial > Configuração e selecione a aba Base de dados.
2. Selecione a base de dados atual clicando na lupa ao lado do campo Nome da base de dados.
3. Tome nota de todos os campos.
4. Clique no botão Nova.
5. Preencha todos os campos exatamente como estavam na base de dados anterior.
6. No campo Nome da base de dados, informe um novo nome para sua nova agenda (ex: Agenda de cirurgias).
7. No campo Arquivo de agenda, informe um novo arquivo (ex: C:\ Arquivos de Programas \ Centralx \ HiDoctor8 \ AgendaCirurgias.cdb).
8. Clique no botão Gravar para concluir as alterações.

Esses passos irão criar um novo arquivo para a agenda. Você terá acesso normal à sua agenda original na tela de login. Para trocar de agenda, basta As alterações só terão efeito depois que você reiniciar o HiDoctor.

 

Materiais de apoio:

• Como configurar as permissões dos usuários da agenda

 

 

 

3.2) Programação de horários

A personalização dos horários de atendimento é um recurso que garante praticidade na marcação de horários. Veja, a seguir, como é fácil realizar a programação:

 

Passo-a-passo:

1. Abra a agenda do usuário cujos horários você deseja programar.
2. Clique em Programação.
3. Selecione o dia da semana que você deseja programar.
4. Para apagar um horário, selecione-o e clique em Apagar.
5. Para editar um horário, selecione-o e preencha-o com os novos valores.
6. Para fixar uma atividade em determinado horário, preencha o campo Tipo com a descrição da atividade fixa.
7. A edição de horários também pode ser feita clicando no campo Novo e preenchendo a tela de cadastro de horários.
8. Para sair da tela de personalização da grade de horários, clique em OK.

 

 

3.3) Compromissos

A. Marcação de compromissos

A seguir, veja as ferramentas da agenda que você precisa conhecer para gerenciar a marcação de compromissos.

• Calendário: através do calendário você pode navegar pelos dias e selecionar o dia cujos compromissos deseja ver. Os dias indicados em vermelho são aqueles em que existe pelo menos um compromisso marcado.
• Lista de compromissos: esta lista contém todos os compromissos do dia selecionado, assim como os horários livres disponíveis. Ao clicar em um item, o compromisso será carregado na área de edição de compromissos.
• Consultas deste paciente: nesta lista você encontra todos os compromissos marcados para o paciente selecionado. Um duplo-clique em algum item desta lista irá abrir o dia selecionado.
• Notas do dia: campo destinado a quaisquer anotações que o usuário desejar inserir a respeito do dia corrente. Cada dia possui suas notas específicas.
• Edição de compromissos: na edição de compromisso, o campo Hora pode ser um horário pré-cadastrado através da programação de horários ou qualquer horário digitado pelo usuário. A agenda não permite a marcação de compromissos em horários iguais no mesmo dia.
• Tipo de compromisso: classificação para o compromisso cadastrado. Neste campo, o usuário poderá digitar o valor que desejar ou escolher um dos itens da lista. Serão inseridos na lista todos os valores que estiverem cadastrados. Através da opção Edição de tipos de compromissos, é possível alterar o nome do tipo, apagá-lo ou substituí-lo por outro nos compromissos em que estiver inserido. Existem alguns valores para o campo Tipo de compromisso que estarão sempre cadastrados. São eles: consulta, resultado de exame e retorno.
• Descrição: descrição do compromisso ou nome do paciente correspondente. Para informar um registro que não seja uma consulta, apenas informe o compromisso e desmarque a opção Paciente. Se o compromisso for relacionado a algum paciente do HiDoctor, é recomendável que a descrição seja o nome do paciente, para que possa ser estabelecida a ligação entre o compromisso e a ficha do paciente no HiDoctor. Saiba como marcar um compromisso na agenda:

   

  Passo-a-passo:

  1. Clique no botão . Será aberta uma tela na qual é possível pesquisar pelo nome do paciente e inserir o nome selecionado no campo Descrição do compromisso.
  2. Digite o início do nome para que seja feita a busca pelo paciente cujo nome corresponda ao início digitado. Tendo sido encontrado algum paciente, seu nome será inserido, automaticamente, na descrição do compromisso. Se o nome inserido não for o desejado, continue digitando, até que a busca retorne o paciente correto.
  3. O botão  carrega no HiDoctor a ficha do paciente correspondente à descrição do compromisso. Este botão só será apresentado quando a descrição do compromisso for o nome de um paciente, inserido como descrito acima. Esta operação só será possível caso o HiDoctor esteja aberto juntamente com a agenda.
• Status: situação em que se encontra o compromisso cadastrado. Neste campo, o usuário poderá digitar o valor que desejar ou escolher um dos itens da lista. Serão inseridos na lista todos os valores que estiverem cadastrados. Através da opção Edição de status, é possível alterar o nome do status, apagá-lo ou substituí-lo por outro nos compromissos em que estiver inserido.
  Existem alguns valores para o campo Status que estarão sempre cadastrados. São eles: aguardando, atendido, em consulta, marcado e não compareceu.
• Valor: valor do compromisso. Pode ser um valor de crédito (positivo) ou débito (negativo). O campo Valor é útil para permitir a impressão de balanços, baseados em seu conteúdo nos compromissos cadastrados.
• Notas: anotações a respeito do compromisso.

 

A agenda do HiDoctor permite que vários tipos de compromisso sejam marcados. O processo é fácil e rápido:

Passo-a-passo

1. Clique no menu Ferramentas e, na opção Abrir agenda, selecione a agenda do profissional.
2. Selecione, no calendário da agenda, a data em que você deseja marcar o compromisso.
3. Clique no horário da grade, defina o tipo de compromisso e a descrição (como o nome do paciente, por exemplo), o valor a ser pago, se houver, e o status.
4. Para salvar e continuar a cadastrar compromissos, clique em Novo.
5. Para salvar e sair da agenda, clique em Gravar e feche a agenda.

O preenchimento do status do compromisso é importante, pois é através deste recurso que o médico consulta sua agenda de dentro do consultório e verifica a ficha dos pacientes que estão na recepção aguardando para serem atendidos, os que já foram atendido, aqueles que não vieram, etc.
Na tela da agenda ainda é possível fazer notas do dia e notas sobre o compromisso marcado.

 

B. Remarcação de compromissos

A Agenda do HiDoctor permite que seja remarcado um compromisso para uma data posterior, caso um paciente não possa comparecer na consulta marcada, mas deseje manter um compromisso marcado na agenda.

Passo-a-passo:

1. Selecione o compromisso que será remarcado na Agenda do HiDoctor.
2. Clique no botão Remarcar.
3. Entre em contato com o paciente para a remarcação:
   • Informe com quem foi feito o contato.
   • Selecione a ação Remarcar o compromisso para.
   • Clique no ícone do calendário e selecione a data e o horário para o qual o compromisso será remarcado.
   • Selecione a situação do compromisso, se está confirmado ou a confirmar.
   • Anote quaisquer observações sobre o contato.
   • Clique em OK para concluir o contato

Ao efetuar a remarcação de um compromisso, o HiDoctor sugere que seja feito um adiantamento para o horário que ficar disponível após a remarcação.

 

 

Essa funcionalidade está a partir da revisão 8.0.7 do HiDoctor. Se você ainda não possui esta versão, atualize agora mesmo para a versão mais recente do HiDoctor.

 

 

Materiais de apoio:

• Como remarcar compromissos através da agenda

 

 

C. Desmarcação de compromissos

Caso um paciente não possa comparecer na consulta, o compromisso pode ser desmarcado da Agenda do HiDoctor.

Passo-a-passo:

1. Selecione o compromisso que será desmarcado da Agenda.
2. Clique no botão Desmarcar.
3. Entre em contato com o paciente para a remarcação:
   • Informe com quem foi feito o contato.
   • Selecione a ação Desmarcar o compromisso.
   • Anote quaisquer observações sobre o contato.
   • Clique em OK para concluir o contato.

Ao efetuar a desmarcação de um compromisso, o HiDoctor sugere que seja feito um adiantamento para o horário que ficar disponível após a desmarcação.

 

 

Essa funcionalidade está a partir da revisão 8.0.7 do HiDoctor. Se você ainda não possui esta versão, atualize agora mesmo para a versão mais recente do HiDoctor.

 

 

Materiais de apoio:

• Como desmarcar compromissos

 

 

 

 

3.4) Confirmação de compromissos

A Agenda do HiDoctor possui um módulo de confirmação de compromissos, que auxilia a tarefa de contatar um paciente, cujo compromisso está próximo, e confirmar a presença dele, seja uma consulta, uma cirurgia etc.

Essa funcionalidade está a partir da revisão 8.0.7 do HiDoctor. Se você ainda não possui esta versão, atualize agora mesmo para a versão mais recente do HiDoctor.

 

Saiba como confirmar um compromisso na Agenda:

 

Passo-a-passo:

1. Na Agenda do HiDoctor, clique em Confirmações.
2. Selecione o compromisso na Fila de confirmações e clique no botão Contate o paciente para o adiantamento.
3. Neste momento, você deverá entrar em contato com o paciente, através do telefone.
4. Preencha os campos solicitados:
   • Informe com quem foi feito o contato: selecione com quem foi feito o contato. Se não conseguir realizar o contato com o paciente, marque a opção Não foi possível o contato. Após esta marcação, só é possível anotar as observações do contato.
   • Selecione uma ação: informe qual a ação o paciente deseja realizar: marque a opção Registrar contato se o paciente quiser confirmar o compromisso ou se o contato não foi possível; selecione a opção Remarcar compromisso para caso o paciente deseje alterar a data do compromisso; selecione a opção Desmarcar o compromisso se o paciente desejar desmarcar o compromisso.
   • Selecione a situação do compromisso: A situação do compromisso informa se o paciente confirma ou não sua presença. Sempre que for feito um novo contato com o paciente, lembre-se de perguntar ao paciente se ele confirma o compromisso.
   • Anote as observações, se necessário: Insira neste campo qualquer informação adicional sobre o compromisso.
5. Clique em OK para finalizar o contato.

 

O processo de confirmação de compromissos deve ser realizado diariamente para evitar que haja ausências na Agenda.

 

 

Materiais de apoio:

• Como confirmar um compromisso (vídeo tutorial)
• Como confirmar compromissos

 

 

 

3.5) Adiantamento de compromissos

A Agenda do HiDoctor possui, também, um módulo de adiantamento de compromissos; assim, quando houver um horário vago na agenda, ou quando um paciente quiser remarcar ou desmarcar um compromisso, você terá a possibilidade de adiantar um compromisso para preencher os horários disponíveis na agenda.

Essa funcionalidade está a partir da revisão 8.0.7 do HiDoctor. Se você ainda não possui esta versão, atualize agora mesmo para a versão mais recente do HiDoctor.

 

 

 

Adiantar compromissos

Saiba como adiantar um compromisso pela Agenda do HiDoctor:

Passo-a-passo:

1. Na Agenda do HiDoctor, clique em Adiantamentos.
2. Na Fila de adiantamento de compromissos, selecione o horário disponível e o compromisso que deseja adiantar e clique em OK.
3. Neste momento, você deverá entrar em contato com o paciente, através do telefone.
4. Preencha os campos solicitados:
   • Informe com quem foi feito o contato: selecione com quem foi feito o contato. Se não conseguir realizar o contato com o paciente, marque a opção Não foi possível o contato. Após esta marcação, só é possível anotar as observações do contato.
   • Selecione uma ação: informe qual a ação o paciente deseja realizar: marque a opção Adiantar compromisso se o paciente desejar adiantar o compromisso ou marque a opção Registrar contato se o paciente não desejar adiantar o compromisso.
   • Selecione a situação do compromisso: A situação do compromisso informa se o paciente confirma ou não sua presença. Sempre que for feito um novo contato com o paciente, lembre-se de perguntar ao paciente se ele confirma o compromisso.
   • Anote as observações, se necessário: Insira neste campo qualquer informação adicional sobre este compromisso.
5. Clique em OK para finalizar o contato.

 

 

Materiais de apoio:

• Como adiantar um compromisso (Vídeo tutorial)
• Como adiantar compromissos

 

Configuração de pesos

A Fila de adiantamento classifica os compromissos de acordo com sua prioridade. Essa prioridade é calculada pela soma dos pesos de alguns parâmetros que o paciente pode possuir. Os parâmetros que o paciente pode possuir em sua ficha são:

• Indicação: pode ser definido um peso para os pacientes indicados por um médico, uma farmácia, dentre outros.
• Tipo de compromisso: pode-se definir um peso diferente para os tipos de compromisso, como Consulta, Retorno, Resultado de exames etc.
• Convênio: pode ser determinado um peso diferente para os convênios atendidos em seu consultório.
• Idade do paciente: você pode definir pesos diferentes para faixas etárias, priorizando pacientes mais novos ou mais velhos, se desejar.
• Paciente novo ou antigo: um paciente novo é aquele que ainda não realizou uma consulta em seu consultório, enquanto pacientes antigos são aqueles que realizaram pelo menos uma consulta em seu consultório. Você pode definir pesos diferentes para esses tipos de pacientes.
• Paciente solicitou adiantamento: Você pode marcar na agenda se um paciente solicitou o adiantamento de compromissos; esses pacientes podem ser priorizados para o adiantamento
• Peso individual do paciente: Se um paciente necessitar de atenção especial, ou por algum outro motivo precisa ter uma prioridade maior no atendimento, pode ser definido um peso individual para esse paciente. Esse peso será sempre somado à prioridade do paciente.

 

Saiba como configurar os pesos na Agenda do HiDoctor:

Passo-a-passo:

1. Na Fila de adiantamentos, clique no botão de Configurações.
2. Na tela de Configurações você pode alterar o valor do peso que você desejar.
3. Ao final, clique em OK.

 

Materiais de apoio:

• Como configurar prioridades e pesos para os compromissos da agenda (Vídeo tutorial)
• Como atribuir prioridade a compromissos pela configuração de pesos

 

 

 

3.6) Edição de tipos de compromissos

A agenda do HiDoctor também permite que os tipos de compromisso sejam editados de acordo com suas necessidades. Veja os passos:

Passo-a-passo:

1. Abra o menu Editar da janela da Agenda e clique na opção Tipo de compromisso.
2. Na janela que se abrirá, selecione o tipo de compromisso a ser editado e clique na opção de edição desejada. O compromisso pode ser alterado, substituído ou removido.
3. Para sair da tela de edição, clique em Fechar.

 

Os tipos de compromisso padrão do HiDoctor não podem ser editados. Este recurso se limita aos tipos criados pelo usuário, que podem ser alterados, removidos e substituídos.

 

 

 

3.7) Edição de tipos de status

A recepção é gerenciada através dos status pré-definidos no HiDoctor: Aguardando, Atendido, Em consulta, Marcado, Não compareceu; e os defindos pelo usuário. Saiba como incluir um novo status:

Passo-a-passo

1. Clique no campo Status e digite o nome do novo status.
2. Os tipos de status cadastrados pelo usuário podem ser editados clicando-se na opção Status do menu Editar.
3. Selecione o status a ser editado e clique em Alterar, confirmando em seguida e fechando a tela de edição de status.

 

 

3.8) Lista de telefones

Uma lista de telefones é automaticamente habilitada para cada usuário que possui agenda, permitindo que sejam registrados um número ilimitado de telefones, classificados em grupos criados pelos usuários. A seguir, veja como cadastrar novos números.

Passo-a-passo:

1. Abra a agenda e clique na opção Lista de telefones do menu Ferramentas, na Agenda.
2. Preencha os campos Nome, Grupo, Telefone, Fax e Email.
3. Para salvar e sair, clique em OK. Para salvar e continuar cadastrando telefones, clique em Novo.

 

A lista de telefones possui classificação em grupos criados pelos usuários da agenda para facilitar a visualização dos registros. Entretanto, é possível fazer pesquisas por nomes. A seguir, veja como localizar um nome da lista.

Passo-a-passo:

1. Abra a agenda e clique na opção Lista de telefones do menu Ferramentas da Agenda. Você pode também clicar no botão Telefones e acessar os registros da agenda.
2. Preencha o campo Localizar com o nome ou iniciais do nome, aguarde ou tecle enter.

 

 

 

3.9) Recados

O registro de recados destina-se ao cadastro de recados que devem ser passados para clientes em geral ou funcionários e prestadores de serviços. Veja como registrar um recado.

Passo-a-passo

1. Abra a agenda e clique na opção Recados do menu Ferramentas, ou no botão Recados da Agenda.
2. Digite o assunto do recado no campo Assunto.
3. Digite o nome da pessoa a qual o recado se direciona no campo Nome. É possível localizar um nome de paciente no HiDoctor ou buscá-lo na agenda de telefones.
4. Preencha o campo Telefone.
5. Os campos Data e Hora devem ser preenchidos com a data e a hora em que os recados foram deixados.
6. Clique em Gravar para gravar, em Novo para gravar e continuar registrando recados, ou em OK para gravar o recado e voltar para a Agenda.

 

É possível preencher o campo Notas com informações mais detalhadas sobre o recado registrado. Quando o recado for repassado, não se esqueça de marcar a opção Completo.

 

 

3.10) Pendências

O registro pendências é uma ferramenta similar ao cadastro de recados, mas direciona-se, principalmente, aos profissionais da clínica, podendo também ser usada para as pendências do paciente. Veja como registrar uma pendência:

Passo-a-passo:

1. Na agenda, clique no menu Ferramentas > Pendências, ou no botão Pendências.
2. Digite o assunto a que se refere a pendência no campo Assunto.
3. Digite o nome da pessoa responsável pela pendência no campo Nome. É possível localizar um nome de paciente no HiDoctor ou buscá-lo na agenda de telefones.
4. Preencha o campo Telefone.
5. Os campos Data e Hora devem ser preenchidos com a data e a hora em que as pendências foram deixadas.
6. Clique em Gravar para salvar, em Novo para salvar e continuar registrando recados, ou em OK para gravar a pendência e voltar para a agenda.

 

 

3.11) Depósitos

O lançamento de depósitos estará disponível quando o Money Talks estiver instalado. A base de dados utilizada corresponderá à base de dados da agenda conectada. Saiba como lançar depósitos.

Passo-a-passo:

1. Clique no botão Depósitos, localizado na parte inferior da área de edição de compromisso.
2. Na janela que se abrirá, você visualizará a lista de compromissos ainda não lançados ou ignorados. Selecione um compromisso da lista ou a opção Totalização para agrupar todos os compromissos que deseja lançar de uma só vez.
3. Clique no botão Lançar. A descrição do lançamento será inserida no campo Sumário das operações.

Os lançamentos só poderão ser efetuados se houver pelo menos uma conta cadastrada na base de dados do Money Talks. Caso não exista conta cadastrada, o HiDoctor permite abrir o Money Talks diretamente da tela de inserção de conta.

 

 

3.12) Impressão

 

A. Balanços

A agenda do HiDoctor permite emitir balanços, baseados nos valores atribuídos aos compromissos, na marcação destes. O acesso à impressão de balanços é feito pelo botão Balanço, localizado na parte inferior da tela principal da Agenda, ou pelo menu Imprimir > Balanço.

Será apresentada a tela abaixo, com as seguintes opções:

• Data inicial/final: intervalo de datas dos compromissos que serão considerados no balanço. As datas sugeridas pelo HiDoctor para as datas final e inicial serão sempre a data atual e um mês antes, respectivamente.
• Todos os lançamentos: apresenta o relatório ordenado pela data do compromisso e calcula o total geral.
• Agrupar por dia: apresenta o relatório com os compromissos agrupados por data e calcula os sub-totais por dia e o total geral.
• Agrupar por classificação: apresenta o relatório com os compromissos agrupados por classificação e calcula os sub-totais por classificação e o total geral.
• Status: permite que se considere no balanço todos os compromissos, independente do seus status (na lista, item) ou todos os compromissos de um determinado status (selecionado na lista).

Para enviar o relatório para a impressora padrão, basta clicar sobre o desenho da impressora, localizado na parte inferior da tela.

A agenda do HiDoctor permite emitir balanços baseados nos valores atribuídos aos compromissos. Veja como imprimir um balanço:

 

Passo-a-passo:

1. Clique no botão Balanço.
2. Na janela que se abrirá, marque a data inicial e a data final dos lançamentos.
3. Defina se deseja um balanço com todos os lançamentos, com os lançamentos agrupados por dia ou por classificação.
4. Defina os status se desejar que o balanço seja emitido com base nos status de compromisso.
5. Clique em Imprimir.

Caso a impressora que se deseje utilizar não seja a impressora padrão, é necessário que se redefina a impressora padrão no Painel de Controle do Windows® ou na tela de impressão da agenda do dia. Todas as configurações de página serão obtidas da impressora padrão.

 

 

B. Agenda do dia

A agenda do HiDoctor permite imprimir uma lista com todos os procedimentos marcados na data selecionada. Para imprimir a agenda do dia:

 

Passo-a-passo:

1. Clique no botão Imprimir, localizado na parte inferior da tela principal da agenda, ou no menu Imprimir > Agenda do dia.
2. Defina a fonte, tamanho e orientação para a impressão.
3. Clique no botão Impressora e escolha a impressora que será usada na impressão.
4. Clique em Imprimir.